Soms worden beschuldigingen over een gebrek aan vertrouwen zowel op organisatorisch als op persoonlijk niveau gebruikt als een onderhandelingstactiek om overwicht op de ander te verkrijgen.
Op het persoonlijke niveau kan een onderhandelingsleider een indiscrete tegenpartij bijvoorbeeld een reprimande geven: “ik vertrouwde je dat je onze besprekingen off-the-record zou houden.”
Is het vertrouwen of wantrouwen?
Wat is vertrouwen? Het is de zekerheid dat je kan vertrouwen op de andere partij om te doen wat ze zeggen dat ze gaan doen.
We kunnen hierin twee aspecten van vertrouwen onderscheiden: een emotioneel deel dat vertrouwen of wantrouwen suggereert, en een serie van acties waardoor vertrouwen wordt bevestigd.
Vraag jezelf eens af: is er een echt gebrek aan vertrouwen? Of is het alleen een tactische zet om druk uit te oefenen?
Onderzoek suggereert dat onze onmiddellijke reactie in een onderhandeling vaak emotioneel is in plaats van rationeel. Daaruit volgt dat onderhandelaars zeer zorgvuldig om moeten gaan met het woord ‘vertrouwen’. Heel vaak wordt de achterliggende boodschap van wantrouwen gehoord en de gebruikelijke reactie hierop is vaak een emotionele: vechten of vluchten. De beschuldigde persoon valt je aan, of wordt defensief. Beide reacties dragen niet bij aan een goed onderhandelingsresultaat.
Om dit te vermijden adviseren we onderhandelaars om het woord ‘vertrouwen’ niet te gebruiken. Het doel is om een emotionele reactie te vermijden, en daardoor te vermijden dat de sfeer negatief wordt.
Ons advies aan onderhandelaars is daarom om zich te richten op rationele feiten waarmee het gedrag van de andere partij gestaafd kan worden.
Richt je op het bouwen van voorspelbaarheid
Hoe doe je dat?
Om wantrouwen te overwinnen, is het slimmer om voorspelbaar te worden voor de andere partij, in plaats van tijd te besteden aan het gebrek aan vertrouwen van andere mensen. Ontwikkel daarvoor mechanismen waarmee je de andere partij kan dwingen om zich aan afspraken te houden.
Tips om vertrouwen op te bouwen
- Maak proces afspraken: in de pre-onderhandelingsfase kom je overeen hoe de onderhandeling gaat verlopen, en wijk hier niet van af;
- Creeer een gemeenschappelijke basis: stel een gezamenlijk doel vast en kom daar regelmatig op terug;
- Gebruik de taal en de woorden van de ander: kijk naar de nuances van het woordgebruik van de ander;
- Spiegel hun non-verbale gedrag; hierdoor laat je zien dat je gelijk bent aan hen;
- Communiceer open: zorg dat je transparant bent, leg zorgvuldig uit wat de reden voor je verzoeken en acties zijn;
- Luister zorgvuldig. Stop met praten. Vertrouwen bouwt zich op als je de tijd neemt om te luisteren en daadwerkelijk de ander begrijpt, wees empathisch;
- Bewijs dat je te vertrouwen bent: als je acties op je naam hebt staan, lever die dan op tijd op;
- Maak eenzijdige concessies (van lage waarde): je vergroot goodwill als je de ander uitlegt wat en waarom je het doet;
- Manage je reputatie: zorg dat derden die door beiden vertrouwd worden, jouw goede reputatie bevestigen;
- En onthoud: liegen is de doodsteek voor vertrouwen.
Wil je bovenstaande tips in de praktijk kunnen brengen? Succesvoller worden in het overtuigen van anderen? Neem dan contact met ons op +612 9299 9688.
Dit artikel is vertaald door Leo Wielstra; ENSI consultant
